Van idee tot realisatie: 10 tips voor een succesvolle beursstand
Door Marliek
Als projectmanager bij een communicatiebureau weet ik hoe intensief een beursdeelname kan zijn. Mijn rol is dan ook om de klant zoveel mogelijk te ontzorgen. Welke informatie is nodig om optimaal voorbereid te zijn en elk aspect – van beursorganisatie tot hotelovernachtingen tussen beursdagen – tot in de puntjes te regelen? Wil je ook het meeste uit jouw aanwezigheid op een beurs halen? Ik deel graag mijn tien tips om van jouw beursdeelname een succes te maken.
1. Locatie, kaders en type beursstand vastleggen
Een goede locatie op de beursvloer kan veel verschil maken voor de zichtbaarheid. Wij helpen je om een plek te kiezen waar je de bezoekersstroom optimaal kunt benutten. Vervolgens bepalen we hoe de stand moet worden ingericht. Meestal kiezen we voor een vrije ruimte, zodat we kunnen opvallen met een gaaf ontwerp en de juiste boodschap goed naar voren kunnen brengen. We inventariseren wat mogelijk is qua opbouw: hoe groot is de ruimte, hoe hoog mag je bouwen, en wat zijn de overige beperkingen? Dit vormt een belangrijke basis voor het standontwerp en de inrichting. Natuurlijk is basisstandbouw ook mogelijk en denken we ook dan met je mee.
2. Helder doel van de beurs bepalen
Wat wil je bereiken met je beursdeelname? Wil je nieuwe leads genereren, je merk versterken of een productlancering in de schijnwerpers zetten? Door samen heldere doelen vast te stellen, zorgen we ervoor dat de kernboodschap overal terugkomt: van de inrichting van de stand tot de communicatie-uitingen.
3. Ken je beursbezoeker
Wie is jouw ideale beursbezoeker? Hoe beter we de doelgroep in kaart hebben, hoe gerichter de communicatie-uitingen en het standontwerp kunnen afstemmen op wat zij zoeken. Wij zorgen ervoor dat de communicatie en visuals perfect aansluiten. Door de juiste boodschap en tone-of-voice in al je uitingen naar voren te laten komen, maak je echt impact op de bezoekers.
4. Belangrijke deadlines bewaken
Beurzen werken met vaste deadlines voor bijvoorbeeld het aanleveren van printwerk, het goedkeuren van het ontwerp, en het invullen van de beurspagina. Wij bewaken deze deadlines nauwkeurig en zorgen dat alles ruim op tijd is geregeld, zodat jij je volledig kunt richten op de voorbereidingen.
5. Inventarisatie van benodigdheden
Voordat we aan het ontwerp beginnen, brengen we samen in kaart wat er precies getoond moet worden. Wil je bijvoorbeeld grote producten exposeren? Dan zorgen we dat de afmetingen en eventuele eisen aan de inrichting, zoals een koffiecorner, koelkast of opbergruimte, worden meegenomen. Deze inventarisatie zorgt ervoor dat de inrichting functioneel is en precies aansluit op wat je wilt communiceren.
6. Ontwerp, sfeer en inrichting van de stand
Een sterk ontwerp legt de basis voor een geslaagde beursdeelname. Het ontwerp weerspiegelt de boodschap die je wilt uitdragen en creëert een uitstraling die aansluit bij de doelen en sfeer van jouw merk. Door finishing touches toe te voegen, een bos verse bloemen of slimme verlichting, zorg je dat bezoekers zich welkom voelen. We zorgen ook voor praktische zaken zoals voldoende stroompunten, opbergruimte, een koffiemachine en een koelkast, zodat de stand niet alleen mooi, maar ook functioneel is.
7. Mogelijkheden en extra promotie vanaf de beursvloer
Veel beurzen bieden extra promotiemogelijkheden aan, zoals:
- gebrande keycords of vloertegels met jouw merk,|
- vlaggen en banners,
- vermelding in de beursnieuwsbrief of het beursmagazine,
- een kennissessie geven.
Wij kijken samen wat het beste aansluit op de doelen en zorgen voor de praktische uitvoering.
8. Voorbereiding tot en met de opbouwdagen
Het plannen van de beurs gaat verder dan een sterk ontwerp. Als projectmanager ben ik tijdens de opbouwdagen aanwezig om te zorgen dat alles soepel verloopt. Gaat er iets mis? Dan zoek ik direct naar een oplossing, zodat er geen verrassingen zijn op de beursdag zelf. Er zijn altijd onverwachte zaken, zoals die keer dat de achterwand niet volledig geprint bleek, het LED-scherm kapotging tijdens transport, of de ophangbeveiliging voor de ledwall het ontwerp verstoorde. Wij blijven flexibel en zorgen dat alles in goede banen wordt geleid.
9. Communicatie-uitingen om bezoekers aan te trekken
Voor, tijdens en na de beurs zorgen we dat de communicatie zichtbaar en consistent is. Dit doen we door:
- emailbanners en social media posts in te zetten om je deelname aan te kondigen,
- een uitnodiging of nieuwsbrief te versturen naar potentiële bezoekers,
- content te plannen voor een eventuele social wall op de beurs.
10. Leads verzamelen en opvolgen
Het succes van een beursdeelname gaat verder dan de laatste beursdag. Tijdens de beurs verzamelen we digitale leads die je later kunt opvolgen. Om top of mind te blijven, plannen we direct na de beurs een nieuwsbrief of persoonlijk contactmoment. Zo zorg je voor een sterke indruk en bouw je waardevolle relaties op met nieuwe klanten.
Bonustip: afspraken nakomen na de beurs
Heb je afspraken gemaakt op de beurs of specifieke informatie beloofd? Kom je afspraak na door de contacten te bellen, informatie na te sturen of een vervolgafspraak te maken. Dit maakt een professionele indruk en zorgt ervoor dat de leads daadwerkelijk worden omgezet in relaties.
Met deze tien tips en een volledige voorbereiding maak je van elke beursdeelname een investering die écht waarde toevoegt aan jouw bedrijf. Veel succes op de beurs!
Heb je ook hulp nodig bij het organiseren van jouw beursdeelname? Neem contact met me op, ik help je graag!