Een online bijeenkomst regel ik tot in detail

Door Lisette

Webinars: het perfecte online alternatief

Misschien bij jou wel bekend als een webcast of livestream. Helemaal van deze tijd. Natuurlijk is een webinar niet altijd het perfecte online alternatief, dat is iets te kort door de bocht, maar op dit moment wordt het wel veel ingezet ter vervanging van een fysiek evenement of informatiebijeenkomst. Kortom: dat wat nu allemaal niet of nauwelijks plaats kan vinden vanwege de coronamaatregelen. Webinars passen dan ook echt in deze tijd en horen thuis in het inmiddels herkenbare rijtje van online vergaderen, online afspraken, maar dus ook online events/bijeenkomsten. Oftewel: een interactiemoment creëren met jouw doelgroep.

Eigenlijk zou je kunnen stellen dat webinars niet alleen passen bij deze tijd, maar dat het een middel is dat altijd inzetbaar is.

Webinar, livestream, webcast; wat zijn de verschillen?

Kort gezegd: een webinar is een interactieve live-uitzending via het internet. Het woord webinar is een samenvoeging van de woorden ‘web’ en ‘seminar’. Het is een digitaal evenement waarbij alleen online publiek aanwezig is. Dit in tegenstelling tot een webcast, dan is er namelijk ook fysiek publiek aanwezig. En een livestream? Dat is gewoon een ander woord voor een webcast. De naam zegt het al: een live online uitzending op het internet. Echter ligt hierbij de focus niet op interactie met de kijker, maar doe je puur iets extra’s om je bereik en doelgroep te vergroten. 

Conclusie: het grootste verschil zit in de aard van en de focus op interactie.

In dit artikel focus ik me op webinars, omdat ik juist groot voorstander ben van deze interactie. Waarom? Dat lees je zo ????

De voordelen van een webinar

Een webinar is…

• Live
• Persoonlijk
• Toegankelijk
• Biedt de mogelijkheid tot interactie (middels een chatfunctie)
• Een contactmoment met je doelgroep
• Verhoogt de betrokkenheid
• Vergroot je zichtbaarheid
• Levert een registratie op (opname van de live uitzending) die je naderhand kunt delen op je website, als item in een nieuwsbrief, of via je socials.

Een webinar is een middel om je doel te bereiken. Je wilt een boodschap overbrengen en in contact komen met je doelgroep. In een interactieve setting; de conversatie aangaan. Met name interessant als je een onderwerp hebt met verschillende invalshoeken. Als organisator durf je kennis te delen, en experts aan te laten haken die het niet per se met elkaar eens zijn. Je stelt je kwetsbaar op en claimt juist daarmee autoriteit.

Voorbeelden wanneer een webinar de perfecte oplossing is

• Businessclubs hebben meestal wekelijkse ontbijtsessies, lunchbijeenkomsten en ohja niet te vergeten, de jaarlijkse zomerbarbecue! Herkenbaar? Allemaal dingen die helaas niet door konden gaan. Uiteraard begrijpelijk gezien de tijd waar we in leven, maar daar kunnen we ons niet achter blijven verschuilen. De oplossing? Je raadt het al, een webinar. Mét interactie. Je organiseert iets, doet moeite en geeft aan dat je het belangrijk vind in contact te blijven met elkaar. Te weten wat er speelt. Nodig (volledig coronaproof) een paar tafelgasten uit, deel de verhalen, inspireer elkaar, help elkaar. Het verbindt echt!
  En wil je net dat stukje extra doen? Doe het tijdens lunchtijd in het kader van ‘eten moet je toch’ en laat een lekkere lunch thuis bezorgen. Geweldig toch? Check deze referentie.
• Pensioenfondsen: de veranderingen in pensioenland. Wat betekent dit voor jou als werkgever, als deelnemer of als aangesloten fonds? Informeer, toon begrip en geef zoveel mogelijk antwoord op vragen die spelen.
• Omgevingscommunicatie bij een nieuw vastgoedproject. Wat betekent deze ontwikkeling voor jou als betrokkene/omwonende? Neem betrokkenen mee in het project, biedt een luisterend oor en stimuleer interactie.
• Een online open dag van een middelbare school. Wie ben je, wat heb jij als school te bieden, wellicht zelfs een leuke live rondleiding door de school? En heel belangrijk: beantwoord/behandel direct vragen (mogelijke drempels) die spelen, zowel aan tafel als via de chat.

Kortom: je leest het al. Het is voor bijna elke branche en voor verschillende doeleinden inzetbaar. Daarom is het ook zo populair op dit moment. Als je maar een duidelijke boodschap hebt en daarmee interactie stimuleert.  

Het organiseren van een webinar

Als je mij vraagt waar ik energie van krijg, is het wel als we een nieuwe aanvraag krijgen voor het organiseren van een webinar. Dit allemaal mogen regelen van A tot Z is geweldig. Van de promotie tot aan de uitstraling op de dag zelf, het goed informeren van alle betrokkenen en zelfs het mogen presenteren (zie foto). Mijn rol is die van aanjager van het hele gebeuren. De schakel tussen het team intern, de productie, en de klant.

8 vragen die ik mezelf stel bij elk webinar

1. Wat is het doel?
2. Welke boodschap moet worden overgebracht?
3. Wie is de doelgroep en wat is het meest geschikte moment (dag/tijdstip) om ze te bereiken?
4. Welke uitstraling moet het webinar krijgen?
5. Hoe gaan we het webinar promoten en zoveel mogelijk deelname stimuleren?
6. Wie leidt of presenteert het webinar?
7. Hoe creëren we zoveel mogelijk interactie/betrokkenheid, bijvoorbeeld door middel van een chatfunctie?
8. Follow-up: Hoe blijven we na het webinar in beeld?

Antwoorden daarop (en op nog 88 vragen) vang ik zoveel mogelijk af in een draaiboek. De leidraad voor elk webinar. Zowel in de voorbereidingsfase, op de dag zelf, als ook naderhand.  

Nooit meer live events?

Laten we dat natuurlijk niet hopen. Er gaat niets boven een dag op pad, fysiek contact en netwerken. Ja veel kan online, maar online kan natuurlijk niet alles vervangen. Tot er (hopelijk) weer meer mag, is een webinar wel een super sterk alternatief als je het mij vraagt om toch ook nu, juist nu, in contact te blijven met je doelgroep.

Maar zoals ik al eerder zei is een webinar een middel dat altijd inzetbaar is. Het heeft ook echt wel voordelen ten opzichte van live events en bijeenkomsten:

• Het is laagdrempelig en toegankelijk voor je doelgroep
• Je vergroot je bereik
• Denk aan de betaalbaarheid; weinig tot geen catering- en aankledingskosten
• Je hebt minder personeel nodig
• Last but not least: je voorkomt reistijd.

Wil je weten of een webinar iets voor jou kan zijn? Stuur me gerust een berichtje. Ik denk graag met je mee en regel alles voor je tot in detail. 

meer updates