Zo vergroot jij je kans op het winnen van een RFI, RFP, offerteaanvraag of tender
Door Catapult creëert
Hoe geeft jouw organisatie antwoord op een RFI, RFP, offerteaanvraag of een tender? Als communicatiebureau helpen wij onze klanten regelmatig met de vormgeving hiervan. We zorgen ervoor dat de inhoud extra attentiewaarde krijgt door buiten kaders te denken. Hierdoor zetten we extra kracht bij de boodschap en creëren we een voorkeurspositie. Maar hoe doen we dat? Met deze 7 tips maak je meer kans!
#1 Maak gebruik van de kracht van design
Goed grafisch design professionaliseert jouw organisatie. Het geeft je identiteit en stuurt je in de juiste richting. Ook geeft goed grafisch design hiërarchie, structuur en een prettige leesbaarheid. Het speelt in op je emotie en zorgt ervoor dat tekst en beeld elkaar aanvult. Eigenlijk dus een must in al jouw communicatie.
#2 Vertel niet teveel, maar kom tot de kern
Heel vaak staan tenderdocumenten bomvol met tekst. Logisch…want we willen zoveel mogelijk vertellen. Echter, de ontvanger wordt daar niet altijd gelukkig van. Wees niet bang voor blanco ruimtes, het komt je boodschap ten goede. Investeer liever in de kern van je verhaal.
#3 Koppel offline en online aan elkaar
Soms wil je net wat meer vertellen dan dat je ruimte hebt. Om dit op te lossen, kan je een doorverwijzing maken naar bijvoorbeeld een online landingspagina. Je voorkomt daarmee dat je ellenlange teksten in je document verwerkt. Uiteraard plaats je de kern in je hoofddocument, maar bijzaken kunnen best in een tweede laag verwerkt worden. Misschien heb je wel een mooie video op YouTube die jouw verhaal versterkt.
#4 Voeg bewijskracht toe
Allemaal leuk die cijfers, bedragen en teksten. Maar een potentiële opdrachtgever wil ook graag concreet bewijs zien. Dat kunnen bijvoorbeeld referentieprojecten zijn of quotes van klanten. Bij aanbestedingen is dit vaak een vast onderdeel, maar zeg eens eerlijk…voeg jij bewijskracht toe als je een offerte verstuurt?
#5 Geef oprechte aandacht
Zorg ervoor dat je je verplaatst in de belevingswereld van de ontvanger. Laat hem ervaren dat het een uniek voorstel op maat is. Personaliseer jouw inzending waar mogelijk. Door dat op een creatieve manier te doen, laat je je oprechte aandacht zien. Dat verplaatsen in de ontvanger kost weliswaar tijd, maar het maakt jouw document zoveel bijzonderder.
#6 Laat zien dat je jouw kernwaarden ook daadwerkelijk toepast
Vaak vertel je in je voorstel over de kernwaarden van jouw organisatie. Als je in het document omschrijft dat jouw kernwaarden ‘persoonlijk en flexibel’ zijn, laat de ontvanger dat dan ook zo ervaren. Het klinkt als een open deur, maar vaak staat men hier niet bij stil.
En dan de meest lastige:
#7 Wees verrassend en creatief binnen de voorgeschreven kaders
Vaak zijn inzendingen heel erg rationeel. Stap eens af van de gebaande paden, ga brainstormen en maak gebruik van metaforen, associaties of lateraal denken. Tip: Ontwikkel vooraf een creatief concept dat als kapstok dient voor jouw inzending. Het concept zorgt voor coherentie en synergie tussen alle onderdelen. Het geeft je een stevige basis.